Vámonos de evento… ¡el pre, el durante y el post en los medios online!
Foto de PinkPurse
Los eventos son sin duda, una de las acciones de relaciones públicas, marketing y comunicación más antiguas que existen dentro de la organización de una empresa. Proporcionan notoriedad e imagen de marca y te ayudan a distinguirte de tu competencia y a ganar cierta relevancia con respecto a ella, por lo menos durante el tiempo que dure la campaña y durante el mismo evento. El post al mismo es importante pero sobretodo lo es para afianzar las relaciones conseguidas con el público y para medir los resultados.
Todo esto suena muy bien, de hecho, para mí es una de las acciones de marketing más gratificantes y que más me gustan, pero también de las más arduas, que más constancia y paciencia exigen y difíciles de ejecutar, porque necesitas la respuesta de tu público en un periodo de tiempo concreto y eso, si no se plantea bien, puede convertirse en una tarea harta complicada.
Por tanto, conviene que antes de empezar a moverlo, tengamos una estrategia muy muy concreta, definida y diseñada en tiempos y planes de actuación. El timming tendrá dos caras extremas para ti: será tu mejor aliado porque te permite planificación, pero también tu peor enemigo, porque te exigirá cumplir objetivos en ese tiempo. No desesperes ni caigas en la apatía si ves que no consigues todo lo que esperas. Lo importante es establecer un objetivo con unos resultados mínimos, realistas, a nuestro alcance, que no quiere decir que no intentemos conseguir lo ideal. Da el 120% y ponle ilusión. Ayuda mucho.
Diseñando y “estrategueando” el sarao
Este es el momento en el que hacemos una descripción íntegra de lo que queremos conseguir del evento y de cómo lo vamos a hacer. Para mí hay 6 aspectos clave:
Target. Quién es nuestro público objetivo. Es importante para rentabilizar al máximo nuestros esfuerzos, tanto de tiempo como económicos. Podemos intentar abarcar al mayor número de personas posible pero que de nada sirve si no es del interés de la persona a la que estás invitando. Cuidado, que para mí, la cuestión geográfica ya no es un gran problema, pero si lo es el sector de actividad, por ejemplo. Con los medios online, tendemos a pensar que, como tiene costes muy bajos, no hay que delimitar, pero conviene hacerlo. Esas personas que no forman parte de tu target pueden ser tan proactivas como que te bloqueen en sus perfiles en redes, se den de baja en tu newsletter o que te marquen como spam. Y eso no lo queremos, ¿verdad? Conviene hilar fino.- Objetivo. Pregúntate qué quieres conseguir con este evento… Te dedicas al B2C? Al B2B? Quieres vender? Darte a conocer? Conseguir prescriptores? Quieres entablar relaciones con otras empresas? Quieres posicionarte como la más solidaria de tu sector? Quieres que hablen de ti sea como sea y de la forma que sea? Quieres que crean que eres la más divertida, la más moderna, la que más se preocupa por sus clientes o la más fiable y rentable? Esto es clave
- Financiación/patrocinadores. Si se trata de un evento online, el tema de la financiación está más o menos solventado porque no necesitas contratar espacios, ni catering, ni merchandising… Pero si es va a ser presencial, necesitarás dinero o empresas que te ayuden mediante patrocinio. Puedes hablar con hoteles para que te cedan sus salas de conferencia y a cambio tú les haces publicidad de él de manera gratuita o les aseguras la estancia de x personas que viajan desde x lugar y que necesitarán pernoctar. O puedes llegar a un acuerdo con una empresa de catering para que te haga un buen precio a cambio de colocar su marca en todas las acciones de promoción que hagas. Conseguir dinero no tiene por qué ser complicado. Solo ofrece algo que puedas dar de valor, una ventaja, para la empresa patrocinadora. Si autofinancias, tendrás menos quebraderos de cabeza inicialmente, pero lo malo es que habrá una demanda de ROI mayor por parte de los de arriba.
- Lugar y fecha. Elegir una fecha no es tan sencillo. Piensa en los puentes, días festivos, que no coincida con otros grandes eventos. Sopesa si prefieres que sea un fin de semana porque asistirán menos personas que estén trabajando o si crees que es tan importante tu evento y tan beneficioso para el Responsable de Marketing de una empresa como para dejar un día su lugar de trabajo. En cuanto al lugar, piensa en el aforo que necesitas, los sistemas de acceso, si dispondrán de parking o si será necesario que esté cerca de ciertos sitios como bares y otro tipo de ocio porque tu evento dura dos días y la gente quiere salir a cenar o a dar una vuelta.
Diseño e Identidad visual del evento. Crea una variedad de tu logo para el evento si dispones de medios. Si no, con tu logo de siempre es más que suficiente. Posiciónalo, empléalo en todas las acciones que puedas, sitúalo en un photocall, en banners o merchandising que hayas decidido encargar. Consigue que tus colores, tu forma, tu tipografía… se asocie a la idea que quieras que los asistentes y tu público tengan de ti. Si no tienes un manual de identidad visual, ya es hora de que lo tengas para que respeten tu diseño cuando se imprima o lo utilicen terceros. El qué se debe y qué no se debe hacer con tu logo. Versiones digitales, negativas, impresas, medidas… TODO.- Piensa en el reclamo de tu evento… Piensa en: ¿Por qué alguien va a elegir ir a tu sarao? Qué ofreces: buenos ponentes, buenos regalos, formación gratuita de calidad…
¿Qué no has oído hablar de mi evento? Espera, que te lo cuento ¿todo…?
Redes sociales. Vamos a utilizar las redes sociales en las que estamos presentes. Se supone que la estrategia de medios online ya la has diseñado y la has ejecutado, así es que vamos a dar por hecho que no estás en todas por estar
Utiliza las opciones que te ofrecen algunas, como Facebook, para crear eventos e invita a quiénes tú creas que pueden estar interesados. Puedes utilizar Facebook Ads o LinkedIn Ads si dispones de presupuesto, pero si no, podemos hacerlo de la forma más viral posible: ofreciendo algún premio, entradas gratuitas, sorteos, etc. Publica en tu fan page noticias de actualidad sobre él o utiliza la táctica de contar pero dejando a la gente con dudas para que hablen y se pregunten cosas acerca de él. Idea un hashtag para que la gente pueda seguir todo durante el evento y tu puedas monitorizar bien después. Si te dedicas al B2B, utiliza LinkedIn, sin duda y postéalo en grupos, en tu perfil o si te atreves con un buen claim, enviar mensajes privados a riesgo de ser intrusivo. Utiliza twitter también al menos una vez al día para recordar y dar información con cuenta-gotas.
Mailing. Invita directamente a tus clientes con ofertas especiales para ellos o para que vayan de manera gratuita en caso de que tenga algún coste la asistencia. Cruzar tus contactos es lo más importante aquí.
Crea una Landing Page de inscripción o redirige a todos a tu web para que se inscriban allí directamente. Puedes utilizar SEM (Adwords) si lo crees oportuno y tienes medios o hacer todo el SMO y SEO que necesites. Tú puedes, no lo dudes. Si tienes blog, escribe entradas sobre el evento e invita a los bloggers más importantes y de mayor reconocimiento para ti.
Durante tu evento… ¡Streaming!
Emite en directo tu evento mediante hangouts o cualquier otro programa para hacer live streaming. Solo asegúrate de que tienes una buena conexión a internet, de que dispones de un buen equipo y soporte y de que previamente has estructurado y preparado bien la agenda para introducir subtítulos, titulares o para introducir información de ponentes, si los hubiera. Conviene que le vayas mostrando a la gente de manera visual un orden. Que alguien se encargue directamente de ello y que intervenga incluso en comentarios. Permite a la gente que pregunten sus dudas o que intervengan de alguna forma.
Y utiliza las redes sociales para ir contando lo que va sucediendo en el evento, especialmente twitter con el hastagh que ya ideaste previamente. Haz fotos y cuélgalas, incluso videos…
Sal de tu evento por la puerta grande…
- Facilita documentación y material audiovisual del que dispongas para aquellos que estaban interesados en asistir y no pudieron o, para aquellos que disfrutaron tanto que quisieran material para recordar. Cuélgalo en redes o soportes como slideshare o youtube, y envíalo de forma personalizada por mail a aquellos que lo hayan pedido
- Mensajes de agradecimiento a todos los asistentes y diles que esperas contar con ellos de nuevo
- Escribe un post haciendo una memoria de cómo ha ido el evento y si se han cumplido expectativas (que va a ser que si ;)). Si tienes opiniones de la gente asistente, mejor que mejor. Quizás tengas que escribir para explicar ciertas dudas o problemas surgidos en plan “situación de crisis”, pero esperemos que no.
- Mide las fuentes de tráfico de tus inscripciones y el éxito total de la campaña: si has cumplimiento de objetivos propuestos y monitoriza lo que dicen sobre ti desde el momento en que comenzó la campaña hasta el momento actual.
QUEREMOS SABER EL SENTIMIENTO Y LAS EMOCIONES VIVIDAS POR LA GENTE QUE ASISTIÓ.
Profesional y apasionada de la comunicación en empresa y especializada en marketing online. Con experiencia en prensa, radio y televisión. Licenciada y masterizada. Actualmente trabajo como Responsable de Comunicación de una empresa multinacional. Hace unos años que me embarqué en el mundo 2.0 y hasta ahora no he parado de aprender y crecer. Co-fundadora y administradora de Social Media Revolution. En twitter, me hago llamar @comunicarmen... Conóceme un poco más en http://about.me/comunicarmen
